Elektronischer Rechnungsaustausch als Schritt in eine digitale Buchhaltung

Bisher standen Unternehmen noch selbst vor der Wahl, ihre Rechnungen digital oder per Brief an Behörden, öffentliche Anstalten oder Kommunen auszustellen oder zu empfangen. Mit der durch die EU beschlossenen Richtlinie 2014/55/EU, auch E-Rechnungsverordnung (ERechV), wird die elektronische Rechnungstellung ab November 2020 verpflichtend. Spätestens ab diesem Zeitpunkt sollten somit auch Unternehmen aus der privaten Wirtschaft die eigenen Prozesse unter die Lupe nehmen und Rechnungsworkflows digitalisieren.

Was sind Elektronische-Rechnungen / E-Rechnungen

E-Rechnungen sind elektronisch übermittelte Rechnungen. Diese E-Rechnungen wurden bereits im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes von 2011 Papierrechnungen gleichgestellt.

Um im gesamten E-Invoicing nicht den Überblick zu verlieren, geben wir hier einen kurzen Auszug der aktuell möglichen Arten zum elektronischen Rechnungsaustausch.

PDF – Eine verbreitete Variante der elektronischen Rechnung ist derzeit die per E-Mail oder Schnittstelle versendete Rechnung als PDF. Hier haben sowohl der Versender als auch der Empfänger die Dokumente direkt in elektronischer Form vorliegen. Sollten diese in ihrer Form jedoch nicht dem vorgegebenen Standard entsprechen, werden sie in Zukunft für einen elektronischen Rechnungsversand nicht mehr ausreichen.

ZUGFeRD – Mit ZUGFeRD wurde in Deutschland in Zusammenarbeit mit Vertretern der Wirtschaft, Ministerien und Branchenverbänden ein neuer Standard entwickelt. Dieses Format entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann im nationalen und europäischen Rechnungsverkehr genutzt werden. Bei ZUGFeRD-Dateien handelt es sich um weiterhin lesbare PDF-Rechnungen, welche eingebettete maschinenlesbare Daten enthalten. Somit sind ZUGFeRD-Rechnungen auch mit wenig ausgebauten IT-Systemen vom Anwender verarbeitbar.

XRechnung – Hierbei handelt es sich um einen von CEN, dem Europäisches Komitee für Normung, vorgegebenen und von Deutschland umgesetzten Standard der elektronischen Rechnungsstellung. Um die europäischen Vorgaben („CEN/TC 434 – Elektronische Rechnungsstellung“) umzusetzen, können seit April 2020 allen Behörden die bundesweit einheitlichen elektronischen Rechnungen im XRechnung-Standard gesendet werden. Größter Unterschied zum ZUGFeRD Standard ist die Verarbeitung der Daten aus der Rechnung. XRechnungen sind ohne gehobene IT-Infrastruktur nicht mehr lesbar. Für die Übertragungswege sind besonders die deutschen Portale ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform), OZG RE (Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungs-eingangsplattform), VPX sowie die europäische Infrastruktur PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) hervorzuheben. Hierbei kann jedes Bundesland selber über den Übertragungsweg für Landes- und Kommunalbehörden entscheiden. EDI (Electronic Data Interchange) – Der Vollständigkeit halber muss an dieser Stelle ebenfalls EDI als Austauschwerkzeug genannt werden. Hierbei handelt es sich um eine Form des Elektronischen Datenaustausches, bei dem aufgrund eines standardisierten Formates Dateien wie Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen elektronisch ausgetauscht werden können. Rechnungen werden so erstellt, dass die Daten sowohl auf der Sender- als auch auf der Empfängerseite exakt gleich interpretiert werden können. Die Dateien werden in Form von vordefinierten und formatierten Daten und ohne den Eingriffe oder die Veränderung von Personen ausgetauscht.  Die Daten können anschließend sofort nach der Übermittlung und Entgegennahme weiterverarbeitet werden.

Umstellung allein ist nur der erste Teil der Veränderung

In der Betrachtung der Prozesse und Ablauforganisation innerhalb von Unternehmen ist es wichtig, elektronische Rechnungen als Teil eines Ganzen zu betrachten. Sie werden nicht alleinstehende digitalisiert, sondern meist im Zuge von umfangreichen Digitalisierungsprojekten von Papierdokumenten zu voll digitalen Dateien bzw. Austauschdaten ersetzt. Hiervon betroffene Prozesse sind häufig Freigabeworkflows, Versandprozesse und die Buchhaltung im Allgemeinen.

Voraussetzungen an eine E-Rechnung ab November 2020 an öffentliche Auftraggeber

Bei der Umstellung auf den E-Rechnungsversand sind insbesondere für die Rechnungen folgende Voraussetzungen zu beachten:

• Der Rechnungsempfänger muss dem Erhalt der elektronischen Rechnungen zustimmen.
• Es sind der Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung oder vergleichbare Standards zu nutzen, soweit sie der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
• Die elektronische Rechnung muss in einem digitalen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden können.
• Die Echtheit der Herkunft der Rechnung muss weiterhin garantiert sein. Dies kann durch eine digitale Signatur oder interne Kontrollverfahren erfolgen – andere Lösungen sind auch denkbar.
• Die Unversehrtheit der Rechnung muss garantiert sein.
• Die Rechnungen müssen weiterhin alle Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug enthalten (Lieferantennummer, Bestellnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, bei XRechnung zusätzlich noch Leitweg-Identifikationsnummer für die eindeutige Adressierung zu einem Rechnungsempfänger). Neu Ist die Angabe der DE-Mail-Adresse oder einer E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Ausnahmen vom E-Rechnungsgesetz

Neben den vielen Vorgaben und Regelungen zur E-Rechnung gibt es natürlich auch in der ERechV Ausnahmen, welche viele gestellte Rechnungen betreffen werden. Folgende Sachverhalte sind von der Verordnung ausgenommen:

• Sicherheitsrelevante Verträge mit hoch-schützenwerten Rechnungsdaten
• Rechnungen mit einem Rechnungswert von unter 1.000 Euro (Netto) (Vgl. § 3 ERechV)
• Alle Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes

Fazit

Mit Hilfe des E-Rechnungsgesetzes, setzt die Bundesregierung eine Frist für eine deutschlandweite Digitalisierung und Optimierung von mittlerweile veralteten Prozessen in der Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs für öffentliche Einrichtungen und Behörden. Mit Sicht auf die aktuell vorherrschende Pandemie ist dies ein Schritt in die richtige und längt überfällige Richtung.

Für die Umstellung des eigenen Rechnungsprozesses ist es wichtig

Mit dem Digital Accounting und einer digitalen Rechnungsverarbeitung können wir Ihren Einstieg in ein Rechnungswesen 4.0 unterstützen.

Haben Sie bereits Ihre Rechnungen umgestellt oder sind Sie gerade bei? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen mit dem neuen Verfahren.

Bildquelle: stock.adobe.com, Fotograf: momius

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