BPO kaufmännischer Prozesse - Erfolgsfaktor bei Carve Outs

Carve Outs liegen im Trend und nicht nur die aktuelle Pandemie wird dazu führen, dass dieser sich fortsetzt. Unternehmen sind dazu gezwungen, Strategien zu finden, um bestmöglich strukturierte Prozesse zu realisieren und Produkte und Lösungen nachhaltig aufzustellen. Laut der aktuellen PwC Deals-Studie stufen 72 % der Befragten Carve Outs als künftig wichtig ein.

Effizienz- und Kostenaspekte sowie mehr Agilität hinsichtlich unvorhersehbarer wirtschaftlicher Ereignisse und Marktunsicherheiten sind häufige Zielsetzungen, die für das Herauslösen bestimmter Geschäftseinheiten sprechen.

Erfolgsfaktoren beim Carve Out

Bei der Durchführung von Carve Outs soll in erster Linie ein möglichst hoher Verkaufserlös generiert werden. Entscheidend dabei ist der Grad der bestehenden Abhängigkeiten und der Verwobenheit zwischen der abgebenden Einheit und dem auszugliedernden Teil. Die künftig rechtlich selbständige Einheit ist dann separat berichtspflichtig, zu übertragendes Geschäft gilt es abzugrenzen und zur Selbständigkeit benötigte Ressourcen sind zu identifizieren. Dies betrifft vielfach kaufmännische Prozesse, die möglicherweise zentralisiert einem Shared Service Center obliegen.

Zur Absicherung der Prozesse bis zur Unabhängigkeit der Ausgliederung und für einen möglichst reibungslosen Wechsel im Zuge des Carve Outs schließen Verkäufer und Käufer sogenannte Transitional Service Agreements (TSAs). Diese regeln, welche Prozesse zunächst weiterhin durch den Verkäufer zur Verfügung gestellt werden.

Die Festlegung der TSAs ist vielfach langwierig und aufwendig. Insbesondere die Käuferseite ist schwer in der Lage, Leistungsumfang oder Service Levels detailliert zu formulieren, wenn Prozesse zentral erbracht wurden. Service Levels sind möglicherweise erst zu ermitteln. Dies bietet großes Potential für Konflikte. Die abgebende Unternehmenseinheit muss weiter Ressourcen für die Ausgliederung binden und die ausgegliederte Einheit ist im operativen Geschehen und bei der Einbettung in die eigenen Strukturen weiter abhängig. Dieser Zustand hält in vielen Fällen lange Zeit über den Tag des Eigentumsübergangs (Closing) hinaus an.

Die PwC Deals-Studie zeigt, dass die TSA-Dauer bei fast jedem zweiten Carve-Out-Projekt nicht optimal für den Kaufpreis ist. TSAs zwischen 6 und 12 bzw. länger als 18 Monate schmälern den Erfolg von Carve-Out-Projekten.

TSAs sind in zentralen Punkten mit Vereinbarungen im Rahmen eines Outsourcings von Geschäftsprozessen an externe Service-Partner durchaus vergleichbar.

Grundlegend und insbesondere im Vorfeld eines Carve Outs kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, kaufmännische Prozesse komplett oder in Teilen an externe Dienstleister auszulagern.

46 % der Befragten in der PwC Deals-Studie schaffen für die ausgliederte Einheit bereits eigenständige Strukturen, bevor der Käufer feststeht. Je 40-50 Prozent der Entscheider setzen das für die Funktionen Finanzen und Controlling, Human Resources und IT bereits um.

Business Process Outsourcing ist hierfür eine erfolgsversprechende Strategie.

Smartes Carve Out durch BPO

Mit der Übergabe von kaufmännischen Prozessen, wie der Buchhaltung oder der Entgeltabrechnung, an spezialisierte Dienstleister gewinnen Carve-Out-Transaktionen an Stabilität. Die Prozesse für die selbständige Einheit werden aus dem verkaufenden Unternehmensteil in eigenständige Prozess- und Systemlandschaften überführt. Der Outsourcing-Partner baut von Beginn an schlanke Prozesse, abseits der Komplexität im Unternehmensverbund auf und betreibt diese mit dem Zeitpunkt des Closings. Der BPO-Vertrag wird an den Käufer übertragen.

Der Outsourcing-Ansatz eröffnet die Chance auf eine Reduzierung von Ausgaben, Projektdauer und Ressourcenbindung. Zudem können die Übergangseinschränkungen bei guter Vorbereitung so kurz wie nötig gehalten werden.

Vorteile von Outsourcing bei Carve Outs:

Externe Dienstleister bieten erprobte Lösungen und Know-how on demand. IT-, Prozess- und Fach-Expertise werden gebündelt bereitgestellt. Bezüglich Prozessübernahmen sind sie eigenen IT- oder Fachabteilungen einen Schritt voraus, da Transaktionsprojekte Bestandteil ihres täglichen Geschäfts darstellen.
BPO reduziert die Komplexität. Das hat positive Effekte auf den Transaktionswert.
Die verkaufende Unternehmenseinheit muss weniger Ressourcen in den Carve-Out-Prozess einbinden. Sowohl in der Vorbereitung als auch nach dem Closing. Dem Outsourcing-Partner obliegt die laufende operative Absicherung der kaufmännischen Geschäftsprozesse. Der Verkäufer muss damit nach dem Closing keine Ressourcen für Leistungen an den Käufer mehr binden und kann sich auf sein Geschäft konzentrieren.
Beim BPO erfolgt der Prozess der Entflechtung bereits vor dem Closing. Damit bringt sich der Verkäufer in die Position, die Kontrolle über den Prozess zu behalten.
Der Aufwand für langwierige TSAs wird auf ein Minimum reduziert oder kann sogar entfallen.
Der Käufer ist schneller unabhängig. Die Einbindung der abgespaltenen Einheit in die vorhandene Unternehmensstruktur kann ab dem Closing in Eigenregie ohne Abhängigkeiten vom Verkäufer erfolgen.
Unternehmen, die häufig Carve Outs durchführen, können auf eine bewährte Lösung setzen.

Business Process Outsourcing schafft eine Situation, von der beide Seiten profitieren. Verkäufer und Käufer können die Ausgliederung schneller umsetzen. Der Aufwand in der Vorbereitung und Durchführung kann reduziert werden.

Outsourcing und ein gutes Zusammenspiel der Agierenden Parteien schafft die Grundlage dafür, dass Unternehmen Marktveränderungen agiler gegenüberstehen können.

Carve Out Erfolg – Rechnungswesen, Payroll und IT startklar mit BPO

Mit der Entspannung der Märkte nach der Pandemie wird eine Neuordnung bei vielen Unternehmen erfolgen. Carve Outs werden von Bedeutung sein und es werden Lösungen gebraucht, die einen smarten Transaktionsprozess ermöglichen.

Die frühzeitige Organisation von kaufmännischen Prozessen bei spezialisierten BPO-Service-Partnern ist eine wirksame Investition in die Begrenzung von Komplexität. Expertise und Erfahrung des externen BPO-Providers helfen dem abgebenden Unternehmen mit Blick auf das Transaktionsvorhaben die optimale Lösung für die bestreffenden Prozesse und IT-Landschaften zu finden.

Ergebnis ist eine zeitige Eigenständigkeit der ausgliederten Unternehmenseinheit, die nachhaltig zum Erfolg von Aufgliederungen beiträgt.

Welche Erfahrungen haben Sie in Carve-Out-Prozessen gemacht? Sehen Sie im Einsatz von BPO im kaufmännischen Bereich im Zuge eines Carve Outs eine interessante Option?

Bildquelle: Unsplash, Fotograf: Herbert Goetsch