1. Allgemeines

ICS adminservice GmbH freut sich über Ihr Interesse an einer Mitarbeit im Unternehmen. Nachfolgend erläutern wir Ihnen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen des von Ihnen gewählten Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen, erheben, verarbeiten und nutzen. Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns dabei oberstes Anliegen.

Soweit nicht nachstehend anders geregelt, gilt die allgemeine Datenschutzerklärung von ICS adminservice GmbH.

Für die Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten, sollen Ihre Daten in einem Bewerbersystem gespeichert werden, welches von der ICS adminservice GmbH, Am Haupttor – Bürocenter, 06237 Leuna zur Verfügung gestellt wird.

Die ICS adminservice GmbH, Am Haupttor – Bürocenter, 06237 Leuna, vertreten durch die Geschäftsführer Michael Wohlfahrt und Torsten Rogosch, E-Mail: ics@ics-adminservice.de, ist die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle im Sinne des. Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie § 62 Bundesdatenschutzgesetz neu (BDSG (neu)).

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Herr Lutz Mönig, Pohl Consulting GmbH, Mengeringhäuser Straße 15, 34454 Bad Arolsen, E-Mail: datenschutz@ics-adminservice.de.

2. Zweck und Erhebung Ihrer Daten

Ihre Daten werden ausschließlich für den Zweck Ihrer Bewerbung bei ICS adminservice GmbH erhoben, verarbeitet und genutzt. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Unsere Datenschutzbestimmungen stehen im Einklang mit der DS-GVO und BDSG (neu). Wenn Sie sich für eine offene Stelle oder initiativ bewerben, übermitteln Sie freiwillig personenbezogene Daten und Informationen (Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sowie etwaige Anhänge wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse etc.). Sofern nicht ausnahmsweise eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Beispiele: ärztliche Bescheinigung nach Jugendarbeitsschutzgesetz in Deutschland), entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen. Sofern Sie Sonderrechte für Schwerbehinderte im Bewerbungsverfahren in Anspruch nehmen möchten, können Sie Ihre Schwerbehinderung im Bewerbungsschreiben angeben (näheres in Punkt 3 dieser Erklärung). Wir benötigen von Ihnen keine Informationen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nicht verwertbar sind.

Nach der Übermittlung Ihrer Daten erhalten Sie auch weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten. In der Regel speichern wir Ihre Daten in unserem Bewerbersystem. Haben Sie Daten über sich in öffentlich zugänglichen Netzwerken oder Plattformen mit beruflichem Schwerpunkt zur Verfügung gestellt, verarbeiten wir diese im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers eventuell ebenfalls. Sofern wir mit Personalvermittlern zusammenarbeiten, gehen wir davon aus, dass diese Ihre Daten mit Ihrer Zustimmung an uns weitergeben. In allen Fällen stammen die Daten direkt von Ihnen (Direkterhebung).

Ihre Bewerbung über Connectoor

Die Verschlüsselung bei der Übermittlung Ihrer Daten hängt von Ihrem E-Mail Dienstleister ab. Um Ihre Bewerberdaten verarbeiten und nutzen zu können, werden Ihre Daten in einer Datenbank gespeichert, welche von unserem Unternehmen verantwortet und von einem Drittunternehmen namens jobEconomy GmbH, Meinekestr. 26, D-10719 Berlin, mit deren Produkt „Connectoor“ (www.connectoor.com/impressum) betrieben wird. Mit der jobEconomy GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet und Daten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland speichert, haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne der einschlägigen, oben genannten Gesetze geschlossen.

3. Einwilligung in die Verarbeitung von besonderen Kategorien personen­bezogener Daten

Enthält Ihre Bewerbung bei ICS adminservice GmbH besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Angaben zum Familienstand; Angaben, die Informationen über Ihr Sexualleben oder Ihre sexuelle Orientierung geben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit; ein Foto, das Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlaubt; ähnlich sensible Daten im Sinne von Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung), können die besonderen Kategorien personenbezogener Daten nur mit Ihrer Einwilligung verarbeitet werden. Diese Einwilligung dient ausschließlich dazu, die Bewerbung in ihrer vorliegenden Form überhaupt berücksichtigen zu können. Die Informationen werden keine Berücksichtigung im Bewerbungsprozess finden, soweit nicht eine gesetzliche Verpflichtung hierfür besteht. Sie sind nicht verpflichtet, diese Einwilligung zu erteilen und können stattdessen eine um die besondere Kategorien personenbezogener Daten bereinigte Bewerbung einreichen, ohne dass dies Auswirkungen auf Ihre Chancen im Bewerbungsverfahren hätte. Sie können Ihre Einwilligung ohne Angabe von Gründen verweigern und eine erteilte Einwilligung jederzeit am besten per E-Mail an  bewerbung@ics-adminservice.de widerrufen. Im Fall der Nichterteilung oder des Widerrufs der Einwilligung kann Ihre bereits eingereichte Bewerbung allerdings nicht in der vorliegenden Form berücksichtigt werden.

Die Zustimmungserklärung zur Datenverarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten finden Sie in hier.

Die Zustimmung zur Verarbeitung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden.

4. Zugriff auf Ihre Daten

Ihre Daten werden in jedem Fall nur berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Ebenso nutzen ggf. der zuständige Betriebsrat und die Schwerbehindertenvertretung Ihre Daten, um Ihre Beteiligungsrechte bei der Stellenbesetzung wahrzunehmen. Alle unsere Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichtet.

5. Dauer der Speicherung

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten für maximal 3 Monate in der Datenbank gespeichert und danach anonymisiert. Die Daten stehen uns dann nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Haben Sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Aufnahme in unseren Talentpool zugestimmt, werden Ihre Daten für längstens 12 Monate gespeichert.

Kommt es zur Einstellung bei der ICS adminservice GmbH werden die notwendigen Bewerberdaten in die Personalakte übernommen.

6. Weitergabe von personen­bezogenen Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur dann, wenn die ICS adminservice GmbH hierzu gesetzlich verpflichtet ist oder wenn es im Falle eines Missbrauchs oder der Aufklärung erforderlich ist.

Hierzu bedarf es jedoch konkreter Anhaltspunkte für ein rechtswidriges oder missbräuchliches Verhalten. Auf Anordnung einer zuständigen Stelle dürfen wir im Einzelfall Auskunft über diese Daten (Bestandsdaten) erteilen, insbesondere für die Zwecke der Strafverfolgung.

7. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Sowohl wir als Unternehmen, etwaige Mitarbeiter, welche im Bewerbungsprozess involviert sind, sowie eingebundene Drittunternehmen wie die jobEconomy GmbH, sind dazu angewiesen, geeignete organisatorische und technische Maßnahmen zu treffen, um persönliche Daten vor Missbrauch, unberechtigter Veröffentlichung und Verlust zu schützen. Diese Maßnahmen genügen mindestens den Anforderungen des Art. 32 DSGVO und § 64 BDSG (neu).

8. Rechtsgrundlage zur Verarbeitung Ihrer Daten

Ihre Daten verarbeiten wir zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen. Die zugehörigen Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b (der mögliche Beschäftigungsvertrag), Buchstabe c (unsere rechtliche Verpflichtung) und Buchstabe a (Ihre Einwilligung) der DS-GVO. Das geltende Datenschutzrecht erlaubt uns in bestimmten Einzelfällen auch die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen. Sofern wir die Verarbeitung hiermit begründen, werden wir Sie hierüber und über Ihr Widerspruchsrecht informieren. Weitere Rechtsgrundlagen ergeben sich für Deutschland aus Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG (neu).

9. Rechte der Betroffenen

  • Sie haben das Recht, von uns Auskunft über Ihre hinterlegten Daten gemäß Art. 15 DS-GVO und § 57 BDSG (neu) zu verlangen.
  • Daneben haben Sie nach Art. 16 ff. DS-GVO bzw. § 58 BDSG (neu) das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Für den Fall einer automatisierten Entscheidungsfindung haben Sie gem. Art. 22 DS-GVO das Recht, dieser zu widersprechen. Außerdem können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 21 DS-GVO widersprechen.
  • Sie haben das Recht, eine Kopie (ggf. in elektronischer Form) Ihrer bei uns über Sie gespeicherten Daten gem. Art. 20 DS-GVO und § 28 BDSG (neu) zu erhalten.

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung dieser Rechte schriftlich an ICS adminservice GmbH, Am Haupttor, Bürocenter, 06237 Leuna oder via Telefax +49 3461 519 3088 oder via E-Mail unter datenschutz@ics-adminservice.de.

Sollten Sie der Ansicht sein, Ihre Rechte würden nicht ausreichend gewahrt, so haben Sie die Möglichkeit, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-​Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg) Beschwerde einzulegen.

10. Gültigkeit und Änderungen der Datenschutzbestimmungen

Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 19.11.2019. Durch die Weiterentwicklung unseres Bewerbungsprozesses oder die Implementierung neuer Funktionen oder Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzbestimmungen zu ändern. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.